第62届常年事务大会

凭借过去3年的虚拟ABM经验，教会和执事会发现，在ABM之前通过委托书投票，并在ABM当天通过虚拟平台宣布决议结果，是一个更有效的方法，能够更大范围地接触会友。我们观察到，银行等其他组织正继续使用委托书进行资产管理。

我们还注意到，当提供综合（hybrid）选项时，会友通常更喜欢在线所提供的便利，因此在线出席比现场出席更受欢迎。

我们计划今年举办一个综合型（hybrid）的镇厅会议，同时提供在线和现场两种选择，以满足会友的需求，并提交委托书的三周前更好地协助可能遇到的问题的会友。这种安排使会友有更多的时间考虑他们的投票，而不是在现场回答问题后当场投票。

采用镇厅会议和委托书的方法，将使正式举行ABM时更加简洁。让会友在线参加会议，而不是一路赶来参加一个时间相对较短的现场会议，会友将能更好地利用时间。本地机构，如连锁超市和管理委员会，也继续使用在线ABM模式。

随着章程修正案批准在线和综合方式举行ABM，教会为这一变化做好了准备。批准ABM在5月底举行的改变，也让教会和执事会有更多时间通过镇厅会议与会友进行问答，并让会友在投票前进行审议。

我们会继续改善举行ABM的运作，我们欢迎您提出您的建议，并发邮件到 abm@graceaog.org。

与去年一样，在5月19日的虚拟ABM中，将不进行投票。投票会友将通过委托书提前投票，他们必须在2023年5月14日晚上11点59分之前以电子方式或邮寄方式，提交填妥并签署的委托书。

教会收到的委托书数量将决定法定人数。如果没有达到法定人数，我们将无法在5月19日进行虚拟ABM, 并且需要在两个星期后再举行ABM。

正如之前关于为什么不在现场举行ABM的问题所提到的，我们认为委托书的方式是一种很好的方法，可以让会友有时间思考问题，并让更多的会友参与到ABM中来。通过填写并签署委托书(无论是电子版还是打印版)，有投票权的会友即使无法亲自出席会议，也可以通过委任主席作为委托人在2023年5月19日的虚拟ABM上代表他们行使其权利。

镇厅会议在4月29日，ABM前举行, 向会友通报过去的决议，并回答会友任何可能提出的疑问，以便他们在投票时做出明智的决定。镇厅会议的规划考虑到会友可以有更长时间并更深入的参与及沟通，而不受ABM程序的时间压力影响。我们相信，通过这种方法，执事会能够通过镇厅会议更有效地与投票会友沟通，为投票会友提供选举所需的信息。

通过委托书投票的方式，也让教会可以用较少的资源提前清点选票，以便在ABM中直接宣布结果。这一切都将在ABM之前进行，因此不需要在ABM当天举行过程中投票。

虽然团队一直在为实时在线投票寻找潜在的IT解决方案，但我们在找到一个适合我们需求的解决方案中遇到了挑战，因为大多数方案都是为公司年度股东大会提供服务的。作为多代会众的教会，我们需要考虑方案的便捷性，特别对年长者而言，他们是我们恩典堂家庭的重要的一份子。安全性和PDPA的其他因素也在考虑范围内。

所有与虚拟ABM相关的疑问，必须在2023年5月5日，晚上11点59分之前，通过电邮或邮寄至教会。这些问题将会被处理，并且在经提问者许可或教会执事会酌情决定后，在教会网站上发布。

有投票权的会友若在提交委托书后更改投票意愿，可于2023年5月14日，晚上11点59分之前提交另一份委托书。

若重新提交的委托书有效，则将会取代投票会友之前提交的委托书，并将被计算入法定人数。由同一个投票会友在之前所提交的委托书将会被作废.

只有少数的同工被挑选授权处理通过电子邮件和信箱发送的委托书。打印版委托书将被妥善保管。
每位被授权的同工都签署了对委托书中的内容保密的保密协议。

被授权的同工只检查委托书的有效性，即确保收到的委托书已填妥及签署。不完整、填写不正确或字迹难以辨认的委托书，或接收委托书的注册会友的真实意图无法从委托书中指明，都将会被拒绝。

只有有效的委托书才会被计算为法定人数。在这个阶段尚未计算选票。

通过电子邮件收到的委托书将被打印出来并检查其有效性。所有有效的委托书将保存在密封箱内。密封箱只会在5月14日提交截止日期后打开，为委托书中列出的2023 – 2025年教会执事会选举计票。

计票工作将由一个团队在选举官和两名监察员在场的情况下，在一个有安全摄像机监控的房间里进行。

每个参与计票的人都必须签署保密协议，为所收到的委托书内容和计票程序保密。

2023 – 2025 年度教会执事会的选举结果将由大会主席在5月19日的在线第62届常年事务大会中宣布。此结果将于次日2023年5月20日在教会网站上公布。

到目前为止，我们对于投资采取了谨慎的态度，并且自2022年7月以来，我们只投资于新加坡政府债券发行的限期6个月的国库券，其收益率在2.63%4.16%之间，这些收益率高于当时定期存款的利率或相应期限的利率（如年度报告第39页所述）。最近，由于国库券的收益率相对下降，我们已开始将多余的现金重新投资于具有更好收益的定期存款中。

2022年预付款的大幅增加主要是由于为2023年的“恩典堂退修会”做出的$98,000的押金以及在新年前向各个供应商提前支付网络安全、保险和许可证等费用，以避免在2023年1月1日消费税增加之后支付更高的费用。

首先，每位会友将被分配一个帐户，可以登录并访问自己的个人资料，就像购物网站的个人资料页面一样。您将能够查看和更新个人资料，而无需经过教堂行政部门。当您报名参加活动或参加恩典小组时，您还可以登录系统来标记自己的出席情况。

恩典小组组长将能够维护恩典小组成员名单，并为他们的组员标记出席记录。

目前，只有完成会友更新的已注册教会会友的数据会被存储在数据库中。将来，在报名注册活动时只收集相关和必要的数据，以遵守《个人资料保护法》。访问控制列表将被建立并定期审核，以确保会友数据的保密性，仅根据需要进行分级授权。例如，小组组员只能访问自己的个人资料页面，而恩典小组组长仅能查看其组员的有限详细信息。

安全特性，例如将实施双重身份验证（2FA）、WebApp防火墙、加密以及24小时监控可疑流量。在不幸发生违规事件时，数据会被加密以防止未经授权的访问真实数据。

系统将进行漏洞评估和渗透测试（VAPT），以确保在系统发布之前，它将符合数据安全的行业标准。

我们意识到恩友们在科技方面存在广泛和不同的差异。教会将继续提供支持，并满足那些无法或正在学习使用iCMS的人的需求。就像许多人使用WhatsApp这样的常见应用程序一样，熟悉程度将随着时间和实践而提升。我们也将提供培训指南和视频等形式的支持。

恩典堂@武吉巴督的租约将于2034年到期。截至2024年还剩下10年的租期。在我们等待宗教场所审查结果的同时，委员会正在制定计划，以注入新的外观和氛围，并做出一些整顿，为恩友和来宾创造一个更有益的空间，为未来的10年做好准备。

媒体升级项目委员会注意到武吉巴督的租约尚未到期，而计划升级的媒体基础设施和设备的典型寿命为5至10年。因此，我们继续计划在未来几年为恩典堂@武吉巴督的圣所改善其直播和制作能力，仍然是有意义的。